Polex: a Terminological Knowledge Base
Polex+®, a police lexicon officially known as the Royal Canadian Mounted Police English-French Police Terminological Glossary, is a terminology management tool. It respects the terminology principles outlined by the International Organization for Standardization (ISO 704).
Terminology management is the part of information management that provides an organization with the tools to stay in line with the terminology of statutes, and politically and socially correct phrases. It harmonizes in-house terms and names, and ensures consistency of meaning in its internal and external communications.
The orginality of Polex lies in its hybrid nature between a conventional term base and a knowledge base, as defined in artificial intelligence. Its collection of terminology records forms a computerized architecture, and numerous sub-glossaries are designed as highly structured sets of knowledge that can be programmed to automatically generate conceptual trees and "extensional" definitions. Thus, Polex is a terminological knowledge base.
These characteristics make Polex the first police database suited to computer-assisted translation (CAT), instructional techniques, thesauri applications (such as information storage and retrieval), and technical writing.
The Evolution of Polex
Terminology awareness began at the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) with the drafting of administrative, operational, and technical manuals. As in the RCMP Act, glossaries were placed at the beginning of these manuals. The glossaries had a prescriptive role, and they were first drafted in English and later translated into French.
In 1975, a terminology unit was created to research French terms on an ad-hoc basis, and it became affiliated with the translation service. By 1985, some thirty thousand English and French terms had been systematically researched, recorded, and matched. A revision of the records indicated that rigorous terminology management had become absolutely necessary. This period was marked by subject-field research, resulting in the publication of several specialized bilingual glossaries. To better manage the increasing volume of terms, a proposal for a comprehensive database was presented to the Canadian Association of Chiefs of Police in 1991 in a paper entitled The Polex Project. Within two years the Central Card Index of the terminology unit was computerized in the Termex database.
In 1995, a definitional cross-reference system was integrated based on a model from a course in terminology science given at the University of Ottawa. This system allowed for a linear representation of tri-dimensional conceptual structures. It was based on observations made on the drafting of definitions in the Terminology Manual of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The system would also allow for the construction of hierarchical chains, as it is done in the Macrothesaurus of the Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD). Polex started to take shape within Termex that same year and it was registered as a trademark in 1997. In 1999, with the assistance of specialists from the Canadian Police Information Centre, Polex was integrated to the RCMP intranet network, InfoWeb.
As a police translation terminological database, Polex can be adapted to any type of interlinguistic communications system, including pre-formatted translation systems such as the PoliceSpeak Channel Tunnel communications system. In addition to its CAT capability, Polex offers an online writer's guide (English or French) called Vade-mecum to assist writers and translators, and a multilingual mini-index (Spanish, Dutch, German, Italian, Japanese and Serbian).
Note
Like all other systems, Polex is a dynamic product and it constantly evolves to reflect new fields, innovations, trends, and changes. Polex is updated on a regular basis.
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Polex : une base cognitive terminologique
Polex+®, connu officiellement sous le nom de Lexique terminologique policier français-anglais de la Gendarmerie royale du Canada, est un instrument de gestion terminologique. Il respecte les principes terminologiques énoncés par l'Organisation internationale de normalisation (ISO 704).
La gestion de la terminologie fait partie de la gestion de l'information. Elle assure à une organisation les moyens de respecter la terminologie des lois et les expressions consacrées par les usages politiques et sociaux, d'uniformiser ses propres termes et appellations, et de maintenir une cohérence de sens dans ses communications internes et externes.
L'originalité de Polex réside dans son caractère hybride. Polex tient à la fois de la base terminologique classique et de la base cognitive telle que définie en intelligence artificielle : l'ensemble des fiches forme une architecture informatisée, mais certains sous-lexiques sont conçus comme ensembles cognitifs, hautement structurés, pouvant être programmés de façon à générer automatiquement des arbres notionnels aussi bien que des définitions dites « par extension ». Polex est donc une base cognitive terminologique.
Ces caractéristiques font de Polex la première base de données de police pouvant convenir à la traduction assistée par ordinateur (TAO), aux techniques d'instruction, aux applications de thésaurus (stockage et recherche d'information) et à la rédaction technique.
La genèse de Polex
C'est lors de la préparation des guides professionnels que les rédacteurs de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) comprennent la nécessité d'une uniformité terminologique. Tout comme dans la Loi sur la GRC, on réserve quelques pages au début des manuels professionnels à des glossaires. Ces glossaires ont un rôle normatif et ils sont d'abord produits en anglais et ensuite traduits en français.
En 1975 on crée un service de terminologie pour répondre au besoin de recherche ponctuelle à effectuer en français, et on le rattache au service de traduction. Dans les dix années qui suivent, quelque trente mille termes anglais et français sont systématiquement étudiés, consignés et appariés entre eux. Il apparaît lors d'une révsion de fiches qu'une rigoureuse gestion du travail terminologique est désormais indispensable. Cette nouvelle période voit donc la recherche thématique se développer et aboutir à la publication de plusieurs lexiques bilingues. Cependant, la proportion des termes à gérer est en progression constante et il devient nécessaire d'évoluer vers une base de données d'envergure. Cette idée est présenté en 1991 à l'Association canadienne des chefs de police dans une communication intitulée Le Projet Polex. Deux ans plus tard, le Fichier central du service de terminologie est informatisé dans la base de données Termex.
En 1995 on y intègre un système de renvois définitoires emprunté à un cours de terminologie enseigné à l'Université d'Ottawa. Ce système permet de représenter de façon linéaire des structures notionnelles en trois dimensions. Le système relève d'une série d'observations faites dans le Manuel de terminologie de l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). Il permet aussi d'élaborer des chaînes hiérarchiques, comme on le fait dans le Macrothésaurus de l'Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE). Polex prend alors forme au sein de Termex. Deux ans plus tard, le nom de Polex devient une marque déposée et, en 1999, grâce à des spécialistes du Centre d'information de la police canadienne, Polex est intégré au réseau intranet de la GRC, InfoWeb. Comme Polex est une base de données terminologiques bilingues de police, on peut l'adapter aux systèmes de communication interlinguistique, y compris les systèmes de traduction pré-formattée tels que le système de communications du tunnel sous la Manche, PoliceSpeak. En plus d'offrir un potentiel TAO, Polex propose un guide de rédaction (anglaise ou française), le Vade-mecum, utile aux rédacteurs techniques aussi bien qu'aux traducteurs, et un mini-index mutilingue (espagnol, néerlandais, allemand, italien, japonais et serbe).
Nota
Une base de données n'est jamais un produit fini : elle est constamment mise à jour pour refléter les changements et les tendances, ainsi que les inventions et les nouveaux domaines. Ceci s'applique également à Polex.
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